Personvernerklæring

Oreno er et norsk verktøy for vaktplanlegging, fravær og bemanning. Denne erklæringen forklarer hvilke personopplysninger vi behandler, hvorfor vi behandler dem, hvor de lagres og hvilke rettigheter du har. Tjenesten leveres av [Selskapsnavn AS], org.nr. [organisasjonsnummer], [forretningsadresse].

Roller: hvem er ansvarlig for hva

Oreno brukes av bedrifter til å administrere sine ansatte. Ansvaret er derfor delt:

• Arbeidsgiveren din er behandlingsansvarlig for opplysningene som registreres om deg som ansatt (vakter, fravær, lønnsinformasjon m.m.). Oreno behandler disse opplysningene på vegne av arbeidsgiveren som databehandler, regulert av en databehandleravtale.
• Oreno er behandlingsansvarlig for opplysninger knyttet til kundeforholdet (kontaktinformasjon for administratorer, fakturering) og for tekniske data fra bruk av nettsidene (feilhendelser).

Er du ansatt i en bedrift som bruker Oreno, skal spørsmål om innsyn, retting og sletting primært rettes til arbeidsgiveren din. Vi bistår arbeidsgiveren med å oppfylle forespørselen.

Hvilke opplysninger vi behandler

• Konto og profil: navn, e-postadresse, rolle i bedriften.
• Ansettelsesinformasjon: stillingsprosent, ansettelsestype, timelønn eller månedslønn (kun synlig for administrator og deg selv).
• Vaktplan og tidsregistrering: vakter, inn- og utstempling, oppmøte.
• Tilgjengelighet og fravær: når du kan jobbe, ferie og fravær — inkludert sykefravær, som er en helseopplysning etter GDPR artikkel 9 og behandles med forsterket tilgangsstyring.
• Meldinger: innhold i appens meldingsfunksjon.
• Tekniske data: feilhendelser i appen (se informasjonskapsler og feilsporing).

Formål og rettslig grunnlag

• Levere tjenesten (vaktplanlegging, fraværshåndtering, tidsregistrering): nødvendig for å oppfylle avtalen med bedriften. Arbeidsgiverens grunnlag for å behandle ansattdata følger av arbeidsforholdet og arbeidsmiljølovens krav til arbeidstidsregistrering.
• Sykefravær behandles med grunnlag i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav b (arbeidsrettslige forpliktelser).
• Feilsporing og sikkerhet: berettiget interesse i å holde tjenesten stabil og sikker. Feilrapporter inneholder aldri skjerminnhold eller persondata utover en intern bruker-ID.

AI-generert vaktplan

Orenos AI-vaktplanlegger foreslår vaktplaner basert på bemanningsbehov, tilgjengelighet og fravær. Før data sendes til AI-leverandøren (Anthropic) pseudonymiseres ansattidentiteter — navn og kontaktinformasjon erstattes med interne referanser. Data sendt via Anthropics API brukes ikke til å trene AI-modeller. AI-forslag er alltid utkast som en leder må gjennomgå og publisere.

Databehandlere og lagringssted

Alle kjernedata lagres i EU/EØS. Vi bruker følgende underleverandører:

Der en leverandør behandler opplysninger utenfor EØS, skjer overføringen med gyldig grunnlag etter GDPR kapittel V (EU–US Data Privacy Framework eller EU-kommisjonens standardavtaler).

Lagringstid og sletting

Opplysninger lagres så lenge kundeforholdet består og arbeidsgiveren trenger dem for å oppfylle sine plikter (f.eks. krav til oppbevaring av arbeidstidsdata). Når en ansatt slettes fra tjenesten, eller kundeforholdet avsluttes, slettes personopplysningene reelt — ikke bare skjult.

Sikkerhet

All datatilgang styres av tilgangsregler på radnivå i databasen (Row Level Security): en ansatt ser bare egne data, og bedrifter er fullstendig adskilt fra hverandre. Data krypteres under overføring og lagring. Lønnsopplysninger og sykefravær har innsnevret tilgang også internt i bedriften.

Dine rettigheter

Du har rett til innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet og til å protestere mot behandling. Er du ansatt, retter du forespørselen til arbeidsgiveren din; gjelder den kundeforholdet med Oreno, kontakter du oss på [kontakt-e-post]. Du kan også klage til Datatilsynet.

Endringer og kontakt

Vesentlige endringer i denne erklæringen varsles i appen. Spørsmål om personvern kan rettes til [kontakt-e-post].